Vjerujemo da dobro znate kako kreativci do svojih najboljih ideja dolaze – posvuda. Tako je i kod nas, u kreativnoj agenciji I TO NIJE SVE!
Netko do ideja dolazi ispod tuša, drugi dok trče, a treći u ugodnoj atmosferi našeg ureda. Kada smo spremali plan za rad od kuće, kreativci su nam bili najmanji problem. Jer, znamo da to znate, nakon ideje slijedi onaj operativni dio kada naši dizajneri na svojim iMac računalima moraju sve pretočiti u konkretne materijale, motion designeri u pokretne slike za digitalne platforme, a fotografi u vizuale koji će imati visok engagement rate na Instagramu. Srećom, agencija smo koja koristi agilan pristup radu, a koji nas je (bez da smo i bili svjesni toga) sjajno pripremio za rad od kuće.
Kako izgleda rad od kuće kada govorimo o multifunkcionalnom timu od skoro 30 osoba različitih vještina, otkriva naša Karmen Obradović, Client service i managing direktorica. “Ideja da organizacija daje mogućnost zaposlenicima da rade od kuće uvijek nam je bila interesantna. S velikim zanimanjem čitali smo svaki članak, objavljeni blog te pogledali svaki Ted talk na temu kako produktivnije organizirati tvrtku, jer nam se ideja o osmosatnom radnom vremenu u uredu činila ipak zastarjelom”.
“Takva ideja je uistinu bila revolucionarna 1914. godine, kad je osmosatno radno vrijeme uveo Ford Motor Company, budući da su dokazali da su zaposlenici produktivniji unutar 8, nego tadašnjih 16 sati radnog vremena. Da, mi danas dolazimo u svoje urede i tamo djelujemo 8 sati i definitivno imamo pravo postaviti pitanje je li takav način rada dobar, jer govorimo o ideji i promjeni koja se dogodila prije 106 godina”.
“Mi se nikada nismo odlučili za drastičnu promjenu u pristupu radu, jer nije bilo dovoljno hrabrosti s naše strane, te zato što smo znali da moramo učiniti nekoliko važnih pretkoraka kako bi ideja kreativnijem pristupu poslu zaživjela. Jedan od njih koji nam se pokazao i više nego li dobrim, sigurno je agilizacija tvrtke koja nas je pripremila za rad od kuće, a koji nam vrlo vjerojatno slijedi zbog Korona virusa. Agilizacija poslovanja nas je ohrabrila kad danas govorimo o mogućem radu od kuće, jer većinu procesa koje provodimo unutar agencije zapravo su vrlo prilagođeni i takvom scenariju. Uostalom, sad smo možda primorani isprobati i testirati neke nove načine vođenja organizacije, koje se možda pokažu i potencijalno boljim i produktivnijim za poslovanje općenito”, zaključuje Karmen.
Ovim tekstom želimo podijeliti s vama načine i procedure koje ćemo sa sobom “odnijeti doma” te ostati produktivni unutar vlastita četiri zida.
Rad u agenciji vs. Rad od kuće
Početak dana u agenciji obilježen je “Daily-jima”. Radi se o sastanku pojedinačnih timova i pregledu obaveza za dan pred nama. Timovi se nalaze pred svojim board-ovima točno u 9 sati na kojima je sve posloženo kroz Post It papiriće. U uredu ne koristimo Asanu ili sličan softver jer želimo da tim komunicira licem u lice i rješava probleme – timski. Nakon timskih daily sastanaka slijedi Veliki Daily, na kojem se okupljaju voditelji timova, accounti, voditelji odjela, a kako bi prošli tjedan u kojem se nalazimo. I u radu kod kuće, Daily sastanci moraju početi točno u 09:00 sati. S obzirom na to da vam kolege i kolegicu više nisu stol do, iznimno je važno da su sve informacije jasne, a komunikacija kao i “offline” transparentna, te da nema nepotrebnog zadržavanja informacija.
S obzirom na to da nam je u agilnom pristupu rada vizualizacija procesa jedan od najvažnijih elemenata, u radu kod kuće, koristit ćemo sjajni Trello. Ovaj alat je odlična zamjena za fizičke board-ove koje imamo kod svakog tima. Radi na principu kartica koje drag and drop metodom lako možete premještati po volji, a glavna mu je misao vodilja Kanban, japanska lean metoda unaprijeđenja poslovanja. Već u besplatnoj verziji dolazi s puno opcija, a za 9,99 dolara mjesečno nudi sve što je potrebno za timski rad od kuće.
Uz Trello, u kućnom ćemo se radu ipak osloniti djelomično i na Asanu. Riječ je o alatu koji je nešto kompleksniji, a koji može biti odlično rješenje kod vođenja velikih projekata. I Asana dolazi u besplatnoj verziji, s kojom manji timovi mogu voditi projekte, dok će za kompleksnije stvari biti potrebno uzeti proširenu verziju.
I dalje se gledamo F2F (Face to face)
I baš kao što se gledamo svako jutro na našim Daily sastancima u agenciji, gledat ćemo se i tijekom rada od kuće. Za komunikaciju koristimo provjereni Skype i Zoom video conferencing alat koji se pokazao kao sjajno rješenje za virtualne susrete uživo. Skype je s nama već godinama, a i s našim klijentima pa se nameće kao logično rješenje za komunikaciju. Zoom je možda manje poznat, no razvila ga je ekipa koja je došla iz Cisco WebExa, s kojim se većina korporativnih korisnika redovito susreće. Cijena za male timove je 14,99 dolara – može “primiti” 100 sudionika.
Dijelimo podatke bez da se dotičemo
Međusobno si tijekom jednog radnog dana pošaljemo gigabajte i gigabajte materijala preko naših “kućnih” servera. Rad od kuće zahtijevao je da ažuriramo priču s lakšim vanjskim pristupom i okrenemo se cloud servisima. Kao dobro privremeno rješenje koristit ćemo Dropbox, cloud servis za pohranu podataka. Timski model košta 10 eura po korisniku, a dolazi s 5 TB prostora. Osim Dropboxa, u našem radu od kuće oslonit ćemo se i na Google Drive odnosno ponajviše na njihove Office alate, Docs i Sheets. Radi se o kolaborativnim Office alatima na kojima može raditi više korisnika u isto vrijeme, a koji su jednako dobri kao Microsoft Office, najpopularniji uredski softverski paket.
Kreiramo hrabru okolinu
Agilni pristup rada, između ostalog, omogućio nam je i da kreiramo hrabro okruženje koje omogućava učenje i koje timovima daje mir. Upravo to je danas ključ našeg samouvjerenog ulaska u čini se neminovni rad od kuće. Jasno definirani procesi ne znače puno bez hrabrog tima koji će i remotely rješavanju problema pristupiti s jednakim žarom. Samo možda u pidžami.
Alati i Čemu služe
Trello – projekt management alat, utemeljen na Kanbanu, japanskoj lean metodi unaprijeđenja poslovanja
Asana – projekt management alat namijenjen vođenju kompleksnijih projekata. Ima dovoljno funkcionalnosti u besplatnoj verziji da može zadovoljiti manje timove
Skype – Najpoznatiji komunikacijski alat, koji je standard u korporativnom svijetu
Zoom Video Conferencing – Alat za video konferencije koji je napravila (bivša) ekipa iz Cisco Webexa, potpuno nas je oduševio
Dropbox – Timski model u kojem imate 5 TB prostora koštat će vas 10 eura po korisniku
Google Drive – Osim za pohranu podataka, Google Drive nudi i kolaborativni Office paket. Docs i Sheets su fantastična zamjena za Microsoftov office paket